KOMPAS.com - Pengumuman sudah sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Kegiatan manusia tidak terlepas dari pengumuman, baik di sekolah, pusat perbelanjaan, bermasyarakat, pekerjaan dan lain-lain.
Sebenarnya apa yang dimaksud dengan pengumuman?
Pengertian pengumuman
Dalam Kamus Cambridge, pengumuman adalah sesuatu yang dikatakan seseorang atau lembaga secara resmi atau tindakan memberikan informasi tentang sesuatu.
Pengumuman adalah pemberitahuan atau informasi yang ditujukan kepada orang banyak dan bersifat umum.
Pengumuman adalah pemberitahuan resmi tentang sesuatu, baik tertulis maupun lisan yang disajikan kepada khalayak.
Teks pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal kepada pihak-pihak tertentu atau kepada masyarakat umum.
Baca juga: Pengumuman CPNS DKI 2019, Ada 41.091 Orang Lulus Seleksi Administrasi
Fungsi teks pengumuman
Pengumuman termasuk kategori teks fungsional karena mempunyai fungsi sosial. Fungsi pengumuman adalah untuk membuat pemberitahuan resmi tertulis mengenai kejadian tertentu yang sudah atau akan terjadi.
Struktur pengumuman
Secara umum, struktur pengumuman terdiri dari pembukaan (judul), isi dan penutup.
Isi pengumuman biasanya terdiri dari:
- Ditujukan kepada siapa pengumuman tersebut
- Tujuan dari pengumuman itu sendiri
- Kapan suatu peristiwa dilakukan (hari, tanggal dan waktu)
- Di mana suatu peristiwa dilakukan
- Siapa yang membuat pengumuman
Baca juga: Bahasa Indonesia: Sejarah dan Perkembangannya
Perencanaan teks pengumuman
Dikutip dari Administrasi Perkantoran (2000), penulisan teks pengumuman dapat diwujudkan dalam dua bentuk yaitu dengan gaya iklan dan dengan bentuk surat biasa atau dinas.
- Pengumuman gaya iklan
Berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan pengumuman dengan gaya iklan:
- Sebutkan nama dan alamat organisasi yang mengeluarkan pengumuman.
- Jelaskan masalah yang diumumkan dengan kalimat yang singkat dan jelas.
- Bentuk dan susunannya perlu ditata secara menarik.
- Biasanya ditujukan kepada masyarakat umum.
- Pengumuman gaya surat biasa atau dinas
Sedangkan penulisan pengumuman dengan bentuk surat basa atau dengan gaya surat dinas harus memperhatikan aturan-aturan yang berlaku dalam penulisan sebuah surat.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengumuman dengan gaya surat biasa atau dinas:
- Sebutkan nama dan alamat organisasi yang mengeluarkan pengumuman.
- Jelaskan masalah yang akan diumumkan.
- Biasanya ditujukan kepada lingkup tertentu.
Baca juga: Pantun: Definisi, Ciri, Jenis dan Contohnya
Tata cara pembuatan pengumuman
Penulisan pengumuman hendaknya singkat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh pembacanya.
Tata cara pembuatan surat pengumuman bentuk iklan berbeda dengan pengumuman bentuk surat biasa.
Pengumuman bentuk iklan mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
- Bahasa yang dipergunakan lebih sederhana
- Singkat
- Langsung pada sasaran
- Bentuk atau susunan bebas
- Dibuat menarik
Sedangkan pengumuman bentuk surat biasa terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kepala surat
Kepala surat memuat nama dan alamat lengkap organisasi atau instansi, nomor surat, keterangan "lampiran" dan "hal", mencantumkan kata "pengumuman" di posisi tengah.
- Badan Surat
Badan surat memuat isi atau hal yang diumumkan.
- Kaki Surat
Kaki surat memuat tanggal pengumuman saat dikeluarkan, nama dan jabatan penanggung jawab pengumuman.
Baca juga: Apa itu Peribahasa? Ciri-ciri, Fungsi, Jenis dan Contohnya
Cara membuat pengumuman
Dikutip dari Write Express, berikut ini cara membuat surat pengumuman:
- Jujur dan singkat
Tulis surat pengumuman secara langsung dan singkat sehingga pembaca dapat memperoleh informasi dengan cepat dan merujuknya dengan mudah.
- Ringkas
Jika membuat pengumuman positif, buatlah singkat, menarik dan langsung ke inti untuk menunjukkan niat baik dan membangun kepercayaan.
- Memotivasi
Jika mengumumkan atau mengakui pencapaian orang lain, pengumuman ditulis secara tepat untuk memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan yang sama.
- Tidak menimbulkan pertanyaan
Buat informasi dalam pengumuman jelas dan lengkap sehingga tidak akan memunculkan pertanyaan.
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.