Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas

KOMPAS.com - Kemampuan menulis surat sangat diperlukan bagi semua profesi.

Surat dapat digunakan untuk mengungkapkan aspirasi, mengekspresikan rasa rindu, hingga korespondensi dengan instansi lain.

Dikutip dari situs resmi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI, ada dua jenis surat yaitu surat pribadi dan surat dinas.

Berikut ini perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas:

Surat pribadi

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi, bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan, kedinasan, atau resmi.

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima).

Tujuan atau isi surat pribadi biasanya berkaitan dengan masalah pribadi, antara lain:

1. Menanyakan kabar
2. Keperluan pribadi
3. Tujuan komunikasi pribadi yang lain

Baca juga: Teks Persuasi: Pengertian, Tujuan, Ciri-ciri dan Jenisnya

Di Indonesia, menulis surat pribadi sebenarnya lebih sulit karena perlu memperhatikan hal-hal di luar aturan kebahasaan bahasa Indonesia.

Dalam surat resmi lebih baku dan jelas polanya, berbeda dengan surat pribadi.

Dalam surat pribadi, ada hal yang perlu diperhatikan yaitu tata etika atau sopan santun. Khususnya jika menulis kepada orang yang lebih dewasa atau orang yang baru saja dikenal.

Berikut ini unsur-unsur surat pribadi:

1. Tanggal surat
2. Alamat surat
3. Pembuka surat
4. Pendahuluan
5. Isi
6. Penutup surat
7. Pengirim surat
8. Tanda tangan

Baca juga: Teks Laporan Hasil Observasi

Surat dinas

Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas.

Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu.  Oleh sebab itu, surat dinas terdapat kepala surat dan nomor surat.

Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Isi dalam surat dinas bersifat resmi dan berkaitan dengan topik kedinasan.

Contoh surat dinas adalah:

1. Undangan rapat
2. Permohonan maaf suatu instansi kepada orang, instansi atau perusahaan lain
3. Surat izin menggunakan tempat

Dalam menulis surat dinas ada yang yang perlu diperhatikan yaitu penggunaan bahasa. Bahasa yang digunakan pada surat dinas lebih mudah dibanding surat pribadi.

Bahasa surat resmi singkat, jelas, dan berpola tetap, tidak memerlukan bahasa berbunga-bunga.

Berikut ini struktur surat dinas:

1. Kop atau kepala surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Paragraf penutup
10. Nama dan tanda tangan pihak yang memmperkuat surat
11. Nama dan tanda tangan penulis surat