KOMPAS.com - Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, dan ekonomis.
Dalam buku Korespondensi Bisnis Modern (2007) karya Djoko Purwanto, peran surat lebih penting terutama untuk surat-surat resmi, seperti surat perjanjian jual bei, surat sewa-menyewa rumah, surat dagang, dan lainnya.
Sifat resmi sebuah surat bukan hanya dilihat dari sistematika, penggunaan bahasa, dan isinya, melainkan juga memiliki kekuatan hulum sebagai bukti tertulis.
Dalam sebuah surat resmi terdiri dari beberapa komponen, salah satunya kepala surat atau kop surat.
Kepala surat
Kepala surat atau kop suragt merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan, atau instansi.
Baca juga: Pengertian dan Cara Menulis Surat Pribadi
Biasanya yang dimuat dalam kepala surat mencakup, antara lain:
- Nama isntansi (organisasi)
- Alamat lengkap
- Nomor telepon
- Nomor faksimile
- Nomor kotak pos
- Alamat website dan email
- Logo atau lambang instansi
Kop surat ditulis dengan huruf kapital semua. Di samping kop surat juga dapat ditulis dengan kombinasi antara huruf kapital dan huruf kecil.
Untuk penulisan nama instansi, ditulisa dengan huruf kapital (huruf besar), sedangkan alamat instansi, nomor telepon, nomor faksimile, kotak pos, dan alamat e-mail diawali dengan huruf kapital dilanjutkan dengan huruf kecil.
Kop surat memiliki tempat strategis, terlebih untuk menarik perhatian pembaca maka penulisannya perlu diperhatikan.
Baca juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas
Dalam perkembangannya, penulisan kop surat dalam dunia bisnis modern sangat variatif, ada yang menggunakan pola rata kiri, tengah, atau kanan.
Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas tiga jenis surat, yaitu:
- Surat pribadi
Surat yangberuisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Hal ini karena surat pribadi bersifat akrab dan santai.
Surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santau atau tidak resmi dan bersahabat.
- Surat dinas atau surat resmi
Surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.
Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.
Baca juga: Manfaat Iklan Layanan Masyarakat dan Isinya
- Surat niaga
Surat niaga atau surat dagang adalah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Misalnya, surat penawaran, surat tagihan, surat permohonanlelang. surat perjanjian jual beli, dan periklanan.
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.