KOMPAS.com - Surat penawaran ditujukan untuk mempromosikan atau menawarkan produk kepada calon pembeli. Biasanya surat penawaran memuat hal-hal penting berkaitan dengan barang atau jasa yang ditawarkan.
Menurut JS. Kamdhi dalam buku Terampil Bereskpresi (2013), susunan atau struktur dalam surat penawaran dibagi menjadi tiga alinea, yakni:
- Alinea pertama
Alinea ini memuat identitas produk. Contohnya jenis dan nama produk, mutu atau kualitas, jumlah, harga dan keterangan lain yang diperlukan serta berkaitan dengan produk tersebut.
- Alinea kedua
Alinea ini memuat syarat pembayaran, packing, cara pengiriman, cara penyerahan produk, serta potongan harga produk.
Baca juga: Surat Penawaran: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, dan Strukturnya
- Alinea ketiga
Alinea ini memuat harapan dan ucapan terima kasih dari pihak penjual kepada calon konsumennya. Harapannya supaya calon pembeli tertarik dengan produk yang ditawarkan.
Salah satu ciri dari surat penawaran ialah bersifat resmi atau formal. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kop dan nomor surat di bagian atas.
Agar lebih mudah memahaminya, mari kita lihat contoh surat penawaran resmi di bawah ini.
Pada contoh di atas, dapat dilihat jika ada kop surat dan nomor surat yang menujukkan jika surat penawaran tersebut bersifat resmi. Selain itu, biasanya logo juga dicantumkan pada bagian kop surat.
Sesudah mengirim surat penawaran ke calon konsumen, tentu besar harapannya jika tawaran tersebut dapat ditindaklanjuti melalui surat balasan.
Balasan dari surat penawaran, biasanya kurang lebih hampir sama dengan surat penawaran, yakni tetap disusun secara resmi atau formal dengan kop serta nomor surat, dengan disertai logo resmi perusahaan.
Secara garis besar, surat balasan penawaran berisikan jawaban mengenai penawaran yang disampaikan sebelumnya. Perbedaannya dengan surat penawaran terletak pada perihal atau isi surat yang akan disampaikan.
Bagaimana surat balasan dari surat penawaran?