KOMPAS.com - Dalam suatu rapat atau sidang biasanya akan ditulis berita acara berupa notulen.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicaran dan diputuskan di dalamnya.
Notulen adalah catatan resmi suatu rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.
Notulen juga bisa diartikan sebagai hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi.
Dilansir dari Thought Co, notulen ditulis menyertakan poin-poin kesepakatan dan tidak kesepakan dengan ringkas dan koheren.
Baca juga: Perbedaan Memorandum dengan Surat
Fungsi Notulen
Beberapa fungsi notulen, yaitu:
- Bukti tertulis berlangsung rapat atau sidang
- Tolak ukur keberhasilan rapat (apakah tujuan rapat telah dicapai atau belum)
- Tolak ukur pengambilan tidakan setelah rapat
Tujuan Notulen
Tujuan dari notulen dapat dilihat berikut ini:
- Bukti terlaksanakannya rapat
Notulen menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggungjawaban pada ketua atau atasan suatu organisasi. Notulen juga bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam rapat, sehingga bisa mempermudah penyusunan laporan keuangan.
- Sumber informasi rapat yang kredibel
Dilansir dari Resource Centre, notulen merupakan catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Sehingga informasi rapat akan tersampaikan dengan faktual pada setiap orangnya.
Notulen juga menjadi sumber informasi jika hasil rapat dibutuhkan dikemudian hari karena akan dibagikan pada seluruh peserta rapat sekitar 1x24 jam setelah rapat berakhir.
Baca juga: Perbedaan Surat Undangan Resmi dan Setengah Resmi Beserta Bagiannya
Dibanding bergantung pada ingatan manusia, notulen jauh lebih terpercaya tanpa ada satupun fakta yang berubah karena lupa maupun adanya kepentingan pribadi.
- Tolak ukur pengambilan keputusan
Notulen yang dilaporkan pada atasan merupakan salah satu pertimbangan pada pengambilan keputusan.
Notulen secara tidak langsung adalah analisis tanggapan yang timbul pada orang-orang yang mengikuti rapat atau sidang terhadap suatu kasus. Hal ini memberikan pertimbangan bagi keputusan yang akan diambil setelahnya.
Susunan Notulensi
Notulen ditulis olah seorang yang dipercaya dan menghadiri rapat tersebut. Notulen ditulis secara real-time seiring dengan berjalannya rapat dan berkonsentrasi pada hasil serta tindakan yang berorientasi pada tujuan rapat.
Berikut adalah susunan penulisan notulensi:
- Kepala Notulen
Isi dari kepala notulen adalah:
- Nama organisasi atau komite atau perusahaan atau kelompok
- Nama dan tema yang dibahas
- Hari dan tanggal
- Waktu pelaksanaan
- Tempat pelaksanaan
- Peserta rapat (seluruh orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali dan jabatannya)
Baca juga: Fungsi Surat Lamaran Pekerjaan
- Isi Notulen
Isi notulen biasanya yaitu:
- Pembukaan notulen
- Poin-poin diskusi
- Hasil rapat
- Waktu berakhirnya rapat
- Akhir Notulen
Akhir notulen diisi dengan:
- Agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya
- Waktu diadakan pertemuan berikutnya
- Penanadatangan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan)
Contoh Notulen
Notulen Hasil Rapat
Perencanaan Bakti Sosial Soccact Association
Hari, tanggal: Kamis, 27 Mei 2021
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta
Hadir: Ketua asosisiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO).
Ketidakhadiran: seksi dokumentasi (sakit)
Pimpinan rapat: ketua asosiasi
Notulen: sekretaris asosiasi
Acara: perencanaan bakti sosial di Panti Asuhan
Keputusan-Keputusan:
- Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 1 Juli 2021 di Panti Asuhan Harapan Bunda.
- Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchant, sosialisasi melalui influencer media sosial, dan juga penggalangan dana dari sponsorship.
- Bakti Sosial dilakukan selama tiga hari. Hari pertama adalah pentas seni dan kelas sains menyenangkan, hari kedua membawa anak-anak bertamasya ke Pusat Informasi dan Teknologi, dan hari ketiga adalah syukuran serta penyerahan dana hibah bagi Pati Asuhan Harapan Bunda.
Penutup:
Rapat ditutup pada hari Kamis, 27 Mei 2021 tepat pada jam 11.30 WIB.
Rapat selanjutnya akan membahas dana yang telah terkumpul pada hari Senin, 20 Juni 2021 pukul 09.00 wib di ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta.
Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Soccact Association Jakarta dilaporkan.
Jakarta, 27 Mei 2021
Ketua Soccact Association Jakarta Sekretaris Soccact Association Jakarta
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.