KOMPAS.com - Surat undangan umumnya berisi permohonan kepada suatu badan atau perseorangan untuk menghadiri acara tertentu.
Berdasarkan fungsinya surat undangan terbagi menjadi dua, yaitu surat undangan resmi dan pribadi.
Dilansir dari buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007) oleh A. Fauzi, surat undangan resmi adalah undangan yang diselenggarakan antarinstansi untuk keperluan dinas. Contohnya, surat undangan rapat, dinas, pertemuan bisnis, dan masih banyak lainnya.
Sedangkan surat undangan pribadi yaitu surat permohonan untuk menghadiri acara kekerabatan atau acara keluarga. Misalnya undangan pesta ulang tahun, pertunangan, pernikahan, dan lainnya.
Struktur bahasa dalam surat undangan biasanya resmi dan halus untuk undangan resmi. Untuk undangan pribadi, kebahasaan yang digunakan umumnya ringkas, lugas, dan tegas.
Baca juga: Surat Undangan: Pengertian dan Jenisnya
Bagian-bagian surat undangan
Meski sama-sama bersifat undangan, bagian-bagian surat undangan resmi dan pribadi memiliki perbedaan.
Surat undangan resmiBagian-bagian surat undangan resmi, yaitu:
- Kop surat
Surat undangan resmi diawali dengan adanya kop surat. Kop surat atau kepala surat berisi nama lembaga atau instansi dengan huruf kapital. Kemudian terdaoat alat dan logo perusahaan atau instansi.
- Nomor surat
Nomor surat adalah urutan surat yang akan dikirim. Nomor surat harus ditulis dengan benar, karena berhubungan dengan arsip atau dokumen surat keluar.
- Lampiran
Lampiran akan dicantumkan jika surat undnagan disertai dengan beberapa lembaran dokumen atau surat lainnya.
- Perihal
Berisi tujuan dan maksud surat tersebut dibuat dan dikirimkan.
- Tanggal
Sama seperti surat pada umumnya, tanggal pada surat undangan resmi ditulis lengkap mulai tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat. Biasanya ditulis di sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat.
Baca juga: Perbedaan Surat Undangan Resmi dan Setengah Resmi Beserta Bagiannya
- Alamat surat
Berisi nama orang atau instansi yang dituju, lengkap dengan alamatnya.
- Pembukaan
Berisi salam pembuka untuk mengawali isi surat undangan. Karena ini adalah surat undangan resmi maka harus menggunakan bahasa yang resmi juga.
- Isi surat
Berisi informasi jelas dan lengkap mengenai acara yang diadakan. Mulai dari hari, tanggal, waktu, tempat, dan keterangan tambahan.
- Penutup
Salam penutup dengan melengkapi keterangan jabatan, tanda tangan, nama lengkap pembuat surat. Jika ada nomor induk pegawai (NIP) bisa disematkan. Hal ini untuk memperkuat surat.
- Tembusan
Tembusan dalam surat undangan resmi adalah pihak-pihak yang juga mendapatkan salinan surat undangan, selain dari pihak yang dituju.
Baca juga: Fungsi Surat Kabar atau Koran sebagai Media Massa
Surat undangan pribadiBagian-bagian surat undangan pribadi adalah:
- Tanggal dan tempat dibuatnya surat
Meski bersifat pribadi, surat undangan pribadi tetap harus menyematkan tanggal dan tempat dibuatnya surat. Hal ini untuk memberikan keterangan kapan surat undangan dibuat.
- Perihal surat
Sama dengan surat undangan resmi, perihal surat berisi tujuan dan maksud surat tersebut dibuat dan dikirimkan.
- Nama dan alamat tujuan surat
Berisi nama dan alamat si penerima surat undangan tersebut.
- Salam Pembuka
Berisi salam pembuka untuk mengawali isi surat undangan.
- Isi surat
Berisi informasi jelas dan lengkap mengenai acara yang diadakan. Mulai dari hari, tanggal, waktu, tempat, dan keterangan tambahan.
- Penutup
Salam penutup, untuk menutup surat undnagan tersebut.
- Penulis surat
Berisi nama lengkap dan tanda tangan. Tidak perlu melengkapi jabatan atau NIP, karena undangan. bersifat pribadi.
Baca juga: Penulisan Tempat dan Tanggal yang Benar pada Surat
Contoh surat undangan
Berikut contoh surat undnagan resmi maupun pribadi, yakni:
Contoh surat undangan resmi
Contoh surat undangan pribadi
Surakarta, 10 Maret 2022
Kepada
Lintang
Di Tempat
Dengan penuh kegembiraan, saya ingin mengundang Anda ke pesta ulang tahun saya yang ke-17. Acara ini akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 7 November 2020
Waktu : 7 malam
Tempat : Restoran Adem Ayam
Mohon bawa kartu undangan ini ke tempat acara. Terima kasih dan semoga harimu menyenangkan.
Salam,
Kinanti
Baca juga: 5 Karakteristik Surat Kabar beserta Penjelasannya
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.