Teori Informasi Organisasi: Pengertian, Asumsi, dan Konsepnya

KOMPAS.com - Tugas untuk mengelola informasi dengan jumlah besar adalah tantangan yang biasa dihadapi oleh banyak organisasi.

Ketika banyak saluran komunikasi meningkat, pesan yang kita kirim atau terima juga mengalami kecepatan dalam pengirimannya. Hal inilah diperlukan teori informasi organisasi. 

Dikutip dari buku Komunikasi Organisasi (2022) oleh Morissan, teori informasi organisasi menjelaskan bagaimana organisasi memahami informasi yang membingungkan dan multitafsir. 

Fokus teori ini adalah pada proses mengorganisasi anggota organisasi untuk mengelola informasi daripada struktur organisasi.

Pembahasaan teori informasi organisasi yaitu menjaga kelangsungan hidup organisasi tersebut. Teori ini menekankan bagaimana individu mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi. 

Baca juga: Apa Itu Teori Pengurangan Ketidakpastian dalam Ilmu Komunikasi?

Asumsi-asumsi teori informasi organisasi 

Dikutip dari buku Pengantar Teori Komunikasi: Analisis dan Aplikasi (2017) karya Richard West & Lynn H.Turner, sejumlah asumsi yang mendasari teori ini adalah sebagai berikut:

• Organisasi manusia berada di dalam lingkungan informasi. Di mana organisasi bergantung pada informasi agar berfungsi dengan efektif dan mencapai tujuan. 
• Informasi yang diterima organisasi berbeda dalam tingkat ekuivokalitasnya (ketidakpastian). Ketidakpastian yang dimaksud adalah ambiguitas dalam hal informasi yang diterima anggota organisasi. 
• Organisasi manusia terlibat dalam proses informasi untuk mengurangi ketidakpastian informasi. Untuk mengurangi ketidakpastian informasi, organisasi melakukan aktivitas kerja sama untuk membuat informasi yang diterima dan dipahami dengan jelas. 

Konsep penting dalam mengelola informasi

Teori informasi organisasi terdiri atas sejumlah konsep kunci yang penting untuk memahami teori ini, di antaranya:

Lingkungan informasi menjadi konsep utama dalam memahami suatu organisasi dibentuk dan memproses informasi. 

Segala informasi yang masuk ke dalam organisasi dalam harus diseleksi mana yang penting dan memfokuskan indera dalam memproses tanda-tanda tersebut. 

Sehingga organisasi memiliki dua tugas dalam berbagi sumber informasi, yakni: 

• Menginterpretasikan informasi eksternal yang ada dalam lingkungan. 
• Harus mengoordinasikan informasi untuk membuatnya bermakna bagi anggota organisasi dan tujuannya. 

Baca juga: Apa Saja Jenis Komunikasi Nonverbal?

Banyak informasi yang masuk ke dalam organisasi, sehingga organisasi harus mampu dalam memahami setiap informasi yang masuk. 

Untuk dapat berhasil dalam memahami dan memproses informasi, organisasi harus terlibat dalam serangkaian perilaku. Di mana kompleksitas usaha komunikasi setara dengan ketidakjelasan pesan. 

Dalam teori ini, aturan merujuk pada panduan yang disusun oleh perusahaan untuk menganalisis ketidakjelasan sebuah pesan dan juga menuntun respons terhadap organisasi. Aturan mencakup personel, durasi, personel, keberhasilan, dan usaha. 

Siklus perilaku komunikasi digunakan untuk mengurangi ketidakjelasan meliputi tiga tahapan, yaitu tindakan, respons, dan penyesuaian. 

Dalam proses memahami informasi, rangkaian interaksi ganda digunakan untuk mendeskripsikan siklus tindakan, respons, dan penyesuaian dalam pertukaran informasi. 

Baca juga: Perbedaan Komunikasi Sinkron dan Asinkron dalam Komunikasi Daring