KOMPAS.com - Definisi surat dinas yaitu sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada lembaga atau instansi dan sebaliknya.
Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, sebagai komunikasi tertulis, surat dinas memiliki karakteristik legal-formal.
Sehingga surat dinas menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.
Surat dinas dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai sifat dan atributnya. Disadur dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas (2017) oleh Muhammad Hamzah, terdapat beberapa klasifikasi jenis surat dinas, yakni:
Baca juga: Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya
Surat dinas berdasarkan tujuan dan fungsi
Berdasarkan tujuan dan fungsinya, surat dinas terdiri dari:
Surat undanganSurat yang menjadi alat untuk mengumpulkan para peserta dalam sebuah kegiatan organisasi. Kara undangan merupakan kata turunan dari kata dasar undang.
Surat edaranSurat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan tujuan agar pihak-pihak terkaut mengetahui informasi yang sama. Surat edaran disebut circular atau rondshijven.
Surat perintahSurat perintah merupakan surat yang dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar orang atau lembaga yang dituju melaksanakan sesuatu sesuai isi surat tersebut.
Surat instruksiSurat perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai petunjuk-petunjuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah, surat instruksi lebih kepada mengajarkan.
Surat tugasSurat yang berisi penugasan seorang pejabat atau pegawai untuk melaksanakan suatu aktivitas tertentu.
Surat permohonanSurat permintaan untuk dapat melakukan atau menjadi suatu dalam kaitannya dengan organisasi atau lembaga.
Surat perjalanan dinasSurat yang berisi keterangan penugasan seseorang dari suatu organisasi atau lembaga yang ditugaskan ke suatu lokasi. Dalam hal mengerjakan sesuatu yang dibutuhkan organisasi atau lembaga.
Surat keputusanSurat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan organisasi atau lembaga yang ditulis atau dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan.
Baca juga: Bagian-Bagian Surat Undangan dan Contohnya
Surat dinas berdasarkan sifat keamanan
Surat dinas dibedakan menjadi empat macam, sebagai berikut:
Surat sangat rahasiaBerisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara Surat ini biasanya ditandai dengan SR atau SRHS dan tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimakan.
Berisi dokumen penting dan umumnya diberi kode R atau RHS. Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
Pengirim surat ini biasanya menggunakan sampul rangkap dua, sampul dalam diberi kode R atau RHS sedangkan sampul luar ditulis biasa.
Surat terbatasSurat yang hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu yang diputuskan sebagai pihak-pihak yang berhak mengetahui tentang sesuatu.
Surat biasaSurat dinas yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat dinas biasa yatu undangan, edaran, tugas, pemberitahuan, dan sebagainya.
Baca juga: Fungsi Surat Kabar atau Koran sebagai Media Massa
Surat dinas berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaian
Surat dinas berdasarkan derajat kepentingannya dibedakan menjadi:
- Surat sangat segera
- Surat segera
- Surat biasa
Surat sangat segera merupakan surat yang diprioritaskan pertama penyelesaiannya. Jika isi surat tersebut meminta jawaban, maka harus segera merespon atau membuat balasannya.
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.