Oleh: Diana Oktaviani, Guru SMPN 1Bangkinang Kota, Kabupaten Kampar, Riau
KOMPAS.com - Kata dinas merujuk pada kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu atau segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan (pemerintah), bukan swasta. Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal.
Surat dinas ini dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada perorangan atau lembaga. Isi dalam surat dinas bersifat resmi berkaitan dengan topik kedinasan.
Ciri-ciri surat dinas
Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Terdapat kop surat atau kepala surat, yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga
- Terdapat nomor surat dan lampiran.
- Adanya salam pembuka dan salam penutup.
- Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
- Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.
Baca juga: Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya
Struktur surat dinas
Dilansir dari buku Ejaan Bahasa Indoensia dalam Surat Dinas (2021) oleh Ruslan, berikut struktur surat dinas yang perlu diketahui sebelum membuat surat dinas, yaitu:
Kop surat atau kepala suratKepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.
Tanggal suratUnsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.
Contoh : 22 April 2022
Hal atau perihal suratHal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara singkat. Perihal berupa frasa yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.
Nomor suratSurat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.
Contoh:
No: 421/SMPN.01- Bkn Kota/2022/ 300
Baca juga: Bagian-Bagian Surat Undangan dan Contohnya
LampiranLampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka. Misalnya:
Lampiran: Satu lembar
Alamat tujuan suratPenulisan alat tujuan sudat didahului dengan frasa yang terhormat atau disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju.
Singkatan YTH. ditulis di bawah kata hal. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.
Misalnya:
Yth. Agus WIcaksono
Jalan Sumberejo No 609
Surabaya
Terdapat beberapa bagian dalam isi surta, yakni:
- Pendahuluan
Kata ganti yang digunakan untuk mewakili penulis dalam surat dinas adalah kata ganti orang pertama, biasanya "kami".
Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis ingkat dan jelas. Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.
- Isi pokok
Isi pokok merupkaan uraian inti surat dinas.
- Kalimat penutup
Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.
Baca juga: Fungsi Surat Kabar atau Koran sebagai Media Massa
Penutup suratPenutup surat dinas ditulis dengan ketentuan:
- Huruf kapital digunakan untuk penulisan nama jabatan dan diakhiri tanda baca koma.
- Nama pejabat ditulis di bawah nama jabatan, tanpa diapit tanda kurung atau garis bawah
- Tanda tangan berada di anatra nama jabatan dan nama pejabat
- Cap dinas menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut.
Pihak-pihak yang diberi tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan, yaitu dari yang memiliki jabatan tertinggi.
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.