Surat Resmi: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

KOMPAS.com - Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. 

Dilansir dari buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas (2021) oleh Ruslan, surat resmi merupakan surat untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi. 

Surat resmi ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti bahan baku, isi surat yang jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat. 

Baca juga: Surat sebagai Dasar Korespondensi Bisnis

Fungsi surat resmi 

Beberapa fungsi surat resmi, yaitu: 

• Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isi dalam surat bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan. 
• Sebagai panduan kerja dalam melakukan aktivitas atau kegiatan di mana surat resmi berisi mengenai langkah-langkah kerja. 
• Sarana untuk pengingat penerima surat, sehingga surat resmi ini perlu didokumentasikan supaya dapat dipakai sebagai data di lain hari. 
• Sebagai sarana informasi dan pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan salah satu pihak terhadap yang lain. 
• Alat pengikat dan bukti historis terhadap kegiatan yang sudah dilaksanakan. 
• Cermin atas kinerja profesional dan kualitas sebuah lembaga atau organisasi. 

Format surat resmi 

Disadur dari situs resmi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, susunan format surat resmi yaitu: 

• Kop surat 

Kepala surat memuat lambang instansi, nama instansi, alamat, kode pos, telepon, faksimile, laman, dan ditutup dengan garis tebal tunggal. 

Baca juga: Pengertian Surat Kabar, Ciri-ciri dan Perannya

• Nomor surat 

Nomor yang tertera pada surat yang tujuannya untuk memudahkan baik pengirim atau penerima mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurung waktu tertentu. 

• Tanggal surat 

Pada bagian ini akan memberitahukan kapan surat dibuat untuk pihak penerima. 

• Lampiran 

Dokumen pendukung dalam surat yang perlu dilengkapi apabila memungkinkan ada dokumen tersebut. 

• Alamat tujuan 

Alamat tujuan harus ditulis singkat dalam surat, namun pada bagian sampul surat ditulis secara lengkap. 

• Salam pembuka 

Kata pembuka dalam surat yang umumnya dituliskan secara baku dan formal dengan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dimengerti. 

Baca juga: Isi Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya

• Isi surat 

Isi surat bertujuan untuk menyampaikan informasi yang dituju oleh pihak pengirim ke pihak penerima. Bahasa isi surat harus tepat dan benar. Terdiri dari pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup. 

• Salam penutup 

Merupakan tanda komunikasi melalui surat. Penutup surat dinas ditulis dengan ketentuan: 

1. Huruf kapital digunakan untuk penulisan nama jabatan dan diakhiri tanda baca koma.
2. Nama pejabat ditulis di bawah nama jabatan, tanpa diapit tanda kurung atau garis bawah.
3. Tanda tangan di antara nama jabatan dan nama pejabat.
4. Jika cap dinas menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat.

• Tembusan 

Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut.