Oleh: Yopi Nadia, Guru SDN 106/IX Muaro Sebapo, Muaro Jambi, Provinsi Jambi
KOMPAS.com - Jenis-jenis surat dinas dibedakan menjadi tiga, yaitu berdasarkan sifat keamanan, tingkat penyelesaiannya, serta tujuan dan fungsinya.
Secara umum, surat dinass merupakan surat yang dibuat dalam hubungan kelembagaan, jabatan, atau kedinasan.
Berdasarkan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia (2013), pengertian surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.
Untuk lebih memahami jenis-jenis surat dinas, berikut penjelasannya:
Baca juga: Surat Dinas: Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Strukturnya
Jenis surat dinas berdasarkan sifat keamanannya
Surat dinas menurut sifat keamanannya dibedakan menjadi empat macam, di antaranya:
- Surat sangat rahasia
Surat ini berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara. Surat ini biasanya ditandai dengan SR atau SRHS dan tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya.
- Surat rahasia
Surat ini berisi dokumen penting dan umumnya diberikan kode R atau RHS. Surat ini juga hanya boleh diterima dan diketahui oleh pihak yang berhak menerimanya.
Pengirim surat biasanya menggunakan sampul rangkap dua, dimana sampul dalam diberi kode R atau RHS dan sampul luar ditulis biasa.
- Surat terbatas
Surat terbatas adalah surat yang hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu atau pihak tertentu yang diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui.
- Surat biasa
Surat biasa merupakan surat yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat biasa seperti undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.
Baca juga: Ciri-ciri Surat Dinas dan Strukturnya
Jenis surat dinas berdasarkan tingkat penyelesaiannya
Surat ini berdasarkan tingkat penyelesaiannya dibedakan menjadi:
- Surat sangat segera
- Surat segera
- Surat biasa
Surat sangat segera umumnya surat yang diprioritaskan untuk segera diselesiakan. Misalnya, surat dinas yang segera membutuhkan jawaban atau respon, maka penerima surat tersebut harus segera membuat balasannya secepat mungkin.
Jenis surat dinas berdasarkan tujuan dan fungsinya
Jenis-jenis surat dinas menurut tujuan dan fungsinya dibagi menjadi beberapa jenis seperti:
- Surat undangan
Surat yang menjadi alat untuk mengumpulkan para peserta dalam sebuah kegiatan organisasi. Kata undangan merupakan kata turunan berasal dari kata dasar undang dan diakhiri dengan an, yang berarti panggil.
- Surat edaran
Surat edaran merupakan surat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama tentang isi surat tersebut. Surat edaran dalam bahasa Inggris disebut circular, dalam bahasa belanda disebut rondshijven.
- Surat perintah
Surat yang dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar orang atau unit yang dituju melaksanakan sesuatu seperti yang disebutkan di dalam isi surat tersebut.
- Surat instruksi
Surat yang berisi perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah adalah jika surat instruksi lebih bersifat instruksional sehingga lebih dekat kepada mengajarkan.
Baca juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas
- Surat tugas
Surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan suatu aktivitas tertentu yang diberikan oleh organisasi atau lembaga untuk kepentingan organisasi atau lembaga.
- Surat permohonan
Surat permintaan untuk dapat melakukan atau menjadi suatu dalam kaitannya dengan organisasi atau institusi.
- Surat perjalanan dinas
Surat ini berisi keterangan penugasan seorang dari suatu organisasi atau lembaga yang ditugaskan ke suatu lokasi atau wilayah atau lembaga lain untuk mengerjakan sesuatu yang dibutuhkan organisasi atau lembaga yang memberi tugas.
- Surat keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh institusi atau lembaga yang ditulis atau dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan suatu organisasi atau institusi.
Suka baca tulisan-tulisan seperti ini? Bantu kami meningkatkan kualitas dengan mengisi survei Manfaat Kolom Skola
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.