KOMPAS.com - Pelaksanaan aktivitas organisasi sehari-hari tentu menghasilkan rekaman arsip yang semakin lama akan semakin menumpuk jika tidak dilakukan kegiatan penyusutan pada arsipnya.
Oleh karena itu, salah satu tugas dari seorang petugas arsip adalah melakukan kegiatan penyusutan arsip.
Penyusutan arsip yaitu kegiatan mengurangi arsip agar arsip-arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Baca juga: Arsip: Pengertian, Karakteristik dan Jenisnya
Pengertian penyusutan arsip
Berdasarkan UU Kearsipan No. 43 Tahun 2009, penyusutan arsip adalah pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Sementara menurut PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang termasuk penyusutan arip, yaitu:
- Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi.
- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau BAD (Badan Arsip Daerah).
Berdasarkan beberapa pandangan tersebut, dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dapat dilakukan dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip kepada pihak lain.
Baca juga: Dokumen: Pengertian dan Contohnya
Tujuan penyusutan arsip
Adapun tujuan ditiadakannya penyusutan arsip adalah:
- Efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip
Setiap kegiatan akan menciptakan dan menambah arsip baru. Dapat dibayangkan apabila tumpukan arsip yang kian hari akan menjulang tidak dapat dikelola pada suatu penyimpanan karena terbatasnya tempat atau ruang penyimpanan.
Jika arsip dipertahankan dalam jumlah besar, tentu hal ini akan berimbas pada banyaknya waktu dan tenaga dalam kegiatan pengelolaan, akibatnya kegiatan pengarsipan tidak berjalan dengan efektif.
Maka dari itu, diperlukan kegiatan penyusutan arsip untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip.
- Menjamin tersedianya informasi arsip yang bernilai guna
Selain tidak enak dipandang, arsip yang bertumpuk dapat menambah beban pekerjaan. Dengan adanya penyusutan, hanya arsip yang bernilai guna yang akan tersimpan. Sementara itu, arsip yang tidak berguna dilakukan penyusutan.
- Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional
Dengan adanya penyusutan, sistem penyimpanan akan lebih efektif, sehingga arsip-arsip dapat lebih terjain keamanannya.
Kerusakan dan kehilangan arsip juga dapat dicegah, apabila arsip tersebut merupakan bahan pertanggung jawaban.
Baca juga: Arsip: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Kegunaannya
Referensi:
- Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: CV Budi Utama.
- Widiyawati, Anita Tri, Romula Adiono. 2022. Penilaian & Retensi Rekod: Ruang Lingkup Kajian Organisasi Publik dan Organisasi Bisnis. Malang: UB Press.
- Mutmainnah, Sri, dkk. 2020. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi. Medan: Yayasan Kita Menulis.