Faktor-Faktor yang Merusak Arsip

KOMPAS.com- Hampir seluruh arsip secara fisik terbuat dari kertas, baik arsip yang tipis maupun tebal.

Bahan utama kertas adalah bubur kayu. Di mana kayu bisa menjadi santapan rayap jika tersimpan cukup lama di tempat yang lembap.

Selain bisa termakan rayap, arsip juga mudah terbakar karena menggunakan material kertas. Hal ini menjadi salah satu faktor yang dapat merusak arsip.

Secara umum ada dua faktor yang dapat merusak arsip, yakni faktor internal dan eksternal. Berikut penjelasannya:

Baca juga: Arsip: Pengertian, Karakteristik dan Jenisnya

Faktor internal 

Faktor internal yang dapat merusak arsip berasal dari bahan media itu sendiri, yakni unsur keasamaan saat pembuatan kertas, seperti lignin, alum rosin sizing, zat pemutih dan tinta.

Lignin merupakan senyawa kimia yang ada dalam kayu dan berfungsi sebagai pengikat antarserat. Namun, terkadang proses tersebut tidak sempurna sehingga lignin masih tertinggal.

Hal ini yang menyebabkan kertas mengalami perubahan warna dari putih menjadi coklat. 

Faktor eksternal 

Faktor eksternal merupakan faktor perusak arsip yang berasal dari luar. Faktor eksternal terbagi menjadi lima jenis, seperti faktor biologis, fisika, kimiawi, penggunaan, dan bencana alam.

Berikut penjelasannya:

Faktor biologis merupakan faktor kerusakan yang disebabkan unsur yang ada di lingkungan, yaitu:

• Jamur, arsip yang disimpan ditempat yang lembab, gelap dan jarang dibersihkan rentan ditumbuhi jamur. 
• Serangga, jenis serangga yang dapat merusak arsip adalah rayap, ngengat, dan kutu buku. Serangga tersebut merusak arsip dengan cara membuat sarang ditempat penyimpanan arsip.
• Binatang pengerat, selain serangga, hewan lain seperti tikus dapat merusak arsip dengan cara menggerogoti arsip yang disimpan secara sembarangan. 
• Debu, debu dapat merusak arsip karena pertikel-partikelnya dapat menimbulkan noda permanen pada kertas. 

Baca juga: Arsip: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Kegunaannya

Faktor kerusakan yang disebabkan oleh cahaya, panas, dan air, yaitu:

• Cahaya, dapat menyebabkan sinar ultraviolet yang menimbulkan rusak dan luntur pada kertas. 
• Panas, suhu panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering dan mudah rapuh.
• Air, uap air menyebabkan kertas menjadi lembab dan basah sehingga mendorong tumbuhnya jamur. 

Faktor yang dapat merusak kertas yang disebabkan adanya zat-zat kimia di sekitar lingkungan. Contoh: debu, karbon dioksida dan karbon monoksida. 

Penggunaan arsip yang terlalu lama biasanya dapat merusak arsip itu sendiri. Banyak pengguna yang melipat kertas, mencoret, tidak sengaja merobek, meletakkan di sembarang tempat, dan sebagainya.

Faktor ini merupakan faktor yang tidak terduga karena bencana sewaktu-waktu bisa terjadi. Jika terjadi bencana alam akan dapat menyebabkan kerusakan bahkan kehilangan arsip dalam jumlah yang sangat besar. 

Baca juga: Perbedaan Dokumen Sumber dan Pendukung dalam Bukti Transaksi

Referensi:

• Sari, Indah Novita. 2023. Perlindungan Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pascabencana. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. 
• Rusidi. 2019. Tehnik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Yogyakarta: CV Budi Utama.
• Mutmainnah, Sri, dkk. 2020. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi. Medan: Yayasan Kita Menulis.