KOMPAS.com - Formasi pegawai adalah langkah awal dalam perencanan dibidang kepegawaaian.
Kegiatan penyusunan formasi penting dilakukan supaya suatu organisasi mendapatkan pegawai yang berkualitas.
Faktor-faktor yang perlu di timbangkan dalam proses penyusunan formasi, sebagai berikut:
Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dalam melaksanakan tugas pokonya.
Contohnya mengetik data, mengarsip surat, memperbanyak dokumen, merawat pasien (dirumah sakit), membuat poduk (dipabrik), memasarkan barang, mengajar (disekolah).
Jenis pekerjaan dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
- Pekerjaan yang bersifat umum
- Pekerjaan yang berifat teknis
Sifat pekerjaan
Sifat pekerjaan yang dapat memengaruhi formasi pegawai biasanya dilihat dari waktu kerja. Ada pekerjaan yang dapat dikerjakan pada jam kerja, ada juga pekerjaan yang harus dilaksanakan selama 24 jam penuh.
Contohnya: mengetik surat, menyimpan dokumen atau pekerjaan ketatausahaan dapat dilaksanakan pada jam kerja, dari pagi hingga petang.
Akan tetapi untuk pekerjaan di rumah sakit, seperti merawat pasien, petugas pemadam kebakaran, atau petugas satuan keamanan (satpam) harus dilaksanakan 24 jam.
Hal ini tentu dapat memengaruhi jumlah pegawai yang diperlukan.
Baca juga: Mengenal Hukum Kepegawaian di Indonesia
Perkiraan beban kerja (volume kerja)
Beban kerja (volume kerja) adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari setiap jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja dibagi menjadi dua yaitu:
- Beban kerja yang dapat diukur
Contohnya, dalam jangka waktu satu hari ada 200 surat masuk yang harus diproses.
- Beban kerja yang sulit diukur
Contohnya, pekerjaan yang memeriksa perkara karena memerlukan waktu lebih untuk menganalisis lebih dalam .
Perkiraan kapasitas pegawai
Perkiraan kapasitas pegawai adalah perkiraan kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Contohnya dalam satu hari rata-rata ada 100 surat yang masuk, sedangkan seorang pegawai dapat memproses sampai 50 surat sehari sehingga dibutuhkan dua orang pegawai untuk menangani surat.
Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan
Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan mempunyai pengaruh besar terhadap penentuan jumlah pegawai.
Misalnya, untuk pekerjaan kebersihan apakah pegawainya perlu direkrut secara khusus atau mengangkat pegawai atau menggunakan jasa pihak ketiga.
Jenjang, jumlah pangkat dan jabatan
Jenjang dan jumlah jabatan dalam suatu organisasi harus selalu diperhatikan dalam menentukan formasi, terutama untuk jabatan-jabatan pimpinan.
Piramida jabatan dan kepangkatan yang sehat harus dapat dipelihara secara terus menerus.
Baca juga: 5 Jenis Pekerjaan di Bidang Pemasaran
Alat yang tersedia
Kualitas dan jumlah peralatan yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan turut memengaruhi penentuan jumlah pegawai.
Pada umumnya semakin modern suatu alat, semakin berkurang jumlah pegawainya.
Contohnya untuk masuk jalan tol, saat ini digunakan alat atau teknologi sehingga pengendara dapat masuk jalan tol tanpa bantuan petugas.
Hal yang demikian turut mempengaruhi penentuan jumlah pegawai pada instansi yang menyediakan jasa jalan tol.
Struktur organisasi
Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan sehingga dapat mengalami perkembangan dari waktu ke waktu.
Jika organisasi semakin berkembang karena semakin banyak pihak yang menggunakan jasa atau membeli produknya, semakin banyak juga dibutuhkan pegawai untuk melayani konsumen.
Kemampuan keuangan
Kemampuan keuangan turut memengaruhi penentuan kebutuhan.
Di instansi pemerintah, untuk mengatasi keuangan yang terbatas, penentuan kebutuhan pegawai didasarkan pada kuota atau pembatasan.
Begitu juga di sekor swasta, penentuan formasi harus melihat kemampuan keuangan organisasi.
Referensi:
- Musanef. 1996. Manajemen Kepegawaian di Indonesia. Jakarta: Gunung Agung
- Rangkuti, Freddy. 1997. Analisis Swot: Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.