KOMPAS.com - Keberadaan administrasi sarana dan prasarana dalam sebuah instansi, baik pemerintah maupun swasta, merupakan salah satu fasilitas sumber daya yang penting untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Pengertian administrasi
Menurut ahli George Terry (1996), administrasi adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian administrasi dapat dilihat dalam dua pengertian, yaitu arti sempit dan arti luas.
Administrasi dalam arti luas adalah proses kerja sama beberapa individu secara efisien untuk mencapai suatu tujuan.
Sementara itu, administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan surat-menyurat, catat-mencatat, pembukuan, dan pengarsipan.
Baca juga: Administrasi Publik: Pengertian, Cabang, dan Ruang Lingkupnya
Pengertian sarana dan prasarana
Kata sarana dan prasarana merupakan dua hal yang berbeda. Secara etimologis, sarana adalah segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.
Contohnya dalam institusi pendidikan, sarana dapat berupa gedung sekolah dan lapangan olahraga.
Sementara itu prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggarannya suatu proses (usaha, pembangunan, atau proyek).
Contohnya jika dalam institusi pendidikan sarana berbentuk gedung sekolah dan lapangan olahraga, prasarana dapat berbentuk ruang kelas, ruang laboratorium dan perpustakaan.
Ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana
Ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana terdiri atas empat komponen, sebagai berikut:
- Kegiatan manajerial
Kegiatan manajerial meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.
Kegiatan-kegiatan tersebut biasanya dilakukan oleh satu atau beberapa orang yang ditunjuk sebagai manajer penanggung jawab.
Kegiatan manajerial memiliki peranan vital karena menentukan masa depan dan alur kerja pada suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
Baca juga: Sarana dan Prasarana: Definisi, Fungsi, Ruang Lingkup, serta Contohnya
- Kegiatan operasional
Kegiatan operasional meliputi kegiatan pengadaan, pencatatan, pergudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan.
Kegiatan operasional dilakukan oleh para pegawai dan staf operasional yang terbagi ke dalam berbagai divisi sesuai tugas dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya.
- Obyek
Obyek meliputi komponen perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, serta sarana dan prasarana.
Obyek umumnya berbentuk benda yang memiliki wujud fisik serta dapat digunakan dalam berbagai kegiatan, mulai dari kegiatan pokok hingga kegiatan penunjang atau administrasi.
- Tujuan
Tujuan merupakan salah satu komponen ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana, yang dapat mendukung efektivitas sarana dan prasarana.
Serta efisiensi dalam mencapai visi dan misi organisasi perusahaan. Penentuan tujuan menjadi dasar atas segala kegiatan yang berlangsung di organisasi arau perusahaan yang bersangkutan.
Referensi:
- Purwanto. 2019. Administrasi Sarana dan Prasarana. Yogyakarta: UNY Press
- Switri, Endang. 2020. Administrasi Pendidikan. Jawa Timur: CV Penerbit Qiara Media