KOMPAS.com- Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.
Surat tersebut memerlukan penanganan yang baik, agar hubungan dengan relasi juga baik karena mendapat pelayanan yang baik dari kita termasuk dalam hubungan korespondensi.
Dalam penanganannya surat masuk dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Sistem buku agenda adalah sistem penanganan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana memproses surat.
Pada pola sentralisasi sistem buku agenda, penanganan surat masuk dilakukan melalui satu pintu, yaitu dari dan kembali ke bagian tata usaha.
Dalam hal ini terbagi menjadi enam langkah penangan surat masuk buku agenda, yaitu:
Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oeh pihak-pihak yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis.
Dengan demikian, apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering menerima surat.
Kegiatan penerimaan surat masuk meliputi:
- Pengumpulan surat masuk
- Penghitungan jumlah surat masuk
- Pemeriksaan ketepatan alamat si pengirim
- Pengelompokkan surat/dokumen berdasarkan jenisnya
- Penandatanganan dan pemberian stemple pada bukti pengiriman sebagai bukti bahwa surat/dokumen telah diterima.
- Membuka dan memeriksa keakuratan surel yang diterima melalui pengindentifikasian lampiran surel sesuai prosedur perusahaan.
- Surat elektronik /e-mail dibuka dan diperiksa keakuratannya
Baca juga: Bagian-Bagian Surat Resmi
Penyortiran surat
Setelah surat diterima oleh resepsionis, selanjutnya diproses untuk dicatat dan disortir.
Ada dua pola penyortiran surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan dan penyortiran dengan melihat ciri khusus pada bagian amplop.
Kegiatan penyortiran surat masuk meliputi:
- Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi
- Menggolongkan surat dinas berdasarkan tiga kategori, yaitu surat rahasia, surat penting, dan surat biasa.
Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun.
Pencatatan ini juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
Setelah dicatat, petugas membubuhkan stampel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.
Kegiatan pencatatan surat meliputi:
- Membuka, membaca, dan menandai pokok surat
- Memeriksa lampiran, apakah sesuai atau tidak
- Membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat pada stampel agenda
- Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda
Baca juga: Pengertian Surat Kabar, Ciri-ciri dan Perannya
Pengarahan surat
Pengarahan surat dilakukan dengan menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pemimpin karena pemimpinlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut.
Pemimpin dapat menuliskan intruksinya dalam lembar disposisi, serta menuliskan nama pihak yang harus memproses surat tersebut.
Penyampaian surat
Jika pemimpin sudah menuliskan intruksinya di lembar disposisi, surat beserta disposisinya kemudian diserahkan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang namanya tertulis dalam lembar disposisi.
Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, pihak yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi inter.
Penyimpanan surat
Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata saha/sekretariat untuk disimpan/dirsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
Antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, dan sistem nomor.
Referensi:
- Sumadiono, Wahono. 2018. Pedoman Umum Organisasi dan Administrasi Rukun Warga Rukun Tetangga. Yogyakarta: Deepublish.
- Indrawan, Irjus, Daharmi Astuti. 2020. Manajemen personalia dan Kearsipan Sekolah. Klaten: Penerbit Lakeisha.
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.