KOMPAS.com- Secara definisi, retensi arsip atau penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan.
Arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna atau jangka simpannya habis akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau lembaga kearsipan di daerah.
Teknik yang digunakan dalam menyusun retensi arsip, sebagai berikut:
- Inventarisasi
Inventarisasi adalah pendataan atau pencatatan fisik arsip ataupun nonfisik. Dalam melakukan kegiatan inventarisasi diperlukan formulir inventarisasi.
- Penyusunan daftar jenis arsip
Penyusunan daftar jenis arsip yaitu daftar yang berisi tentang jenis-jenis arsip yang telah disimpan. Berikut contoh daftar jenis arsip, yaitu:
-
- Surat cuti
- Surat lamaran kerja
- Surat tagihan
- Surat undangan
- Laporan keuangan
- Proposal kegiatan
- Data penjualan
- Akta tanah
- Surat pesanan
- Rekap kehadiran
Baca juga: Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip
- Penilaian arsip
Penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan sumbangan kepada kebijakan perusahaan.
Penilaian arsip dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama arsip disimpan di folder aktif dan folder inaktif.
Serta apkah jenis folder aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke arsip nesional.
- Penentuan nasib akhir
Hanya ada dua pilihan untuk menentukan nasib akhir dari suatu arsip, yaitu sebagai berikut
-
- Arsip yang akan disimpan permanen
- Arsip yang akan dimusnahkan
Baca juga: Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip
- Penyusunan konsep
Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, hasilnya dibuat dalam bentuk konsep, untuk nantinya mendapatkan pengesahan.
- Pengesahan
Hal ini dilakukan ketika jadwal retensi arsip dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Namun, sebelum disahkan, sebaiknya direkomendasikan terlebih dahulu ke ANRI.
- Pelatihan
Jika sudah disahkan, jadwal retensi arsip harus disosialisasikan kepada karyawan khususnya yang bertugas dibidang kearsipan dengan cara diberikan pelatihan.
- Kontrol penggunaan dan penyempurnaan
Jangan lupa untuk dilakukan pengontrolan dalam penggunaannya karena sebagus apapun jadwal retensi arsip yang telah dibuat, tidak akan berarti apa-apa jika pelaksanaannya tidak sesuai.
Referensi:
- Rusidi. 2019. Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Yogyakarta: CV Budi
- Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.