KOMPAS.com- Kantor virtual adalah sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.
Pengaturan operasional dan fungsional sebuah kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari berbagai lokasi.
Dengan menggunakan teknologi komputer seperti laptop, ponsel dan situs internet.
Pada kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai pengertian, kelebihan dan kelemahan dari virtual office sebagai berikut:
Pengertian virtual office
Virtual office adalah sebuah aplikasi komersial dan pertama kali digagas oleh Ralph Gregory pada tahun 1994 di Colorado, Amerika Serikat.
Virtual office merupakan nama lain dari perkantoran maya. Dengan virtual office, urusan kantor dapat dijalankan secara online.
Virtual office merupakan implementasi dari upaya automasi perkantoran yang bertujuan membentuk pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Baca juga: Ergonomi di Lingkungan Kantor
Dengan keberadaan kantor virtual, seorang pemilik atau karyawan perusahaan dapat datang ke kantor secara cepat.
Tetapi kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual atau tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Keuntungan kantor virtual
Keuntungan yang diperoleh dari kantor virtual yaitu:
- Penghematan biaya fasilitas
Organisasi tidak harus memiliki kapasitas kantor yang luas atau besar.
Karena sebagian pegawai dapat bekerja di tempat lain sehingga mengurangi biaya sewa tempat atau perluasan kantor.
- Penghematan biaya peralatan
Daripada menyiapkan peralatan kantor bagi setiap pegawai.
Penggunaan telecommuter memungkinkan pegawai berbagi peralatan, seperti halnya para peserta LAN yang berbagi sumber daya.
- Penghematan biaya SDM
Dengan kantor virtual, terdapat beberapa pekerjaan yang dapat ditangani oleh mesin sehingga mengurangi penggunaan tenaga manusia.
- Kontribusi sosial
Memungkinkan sebuah organisasi memperkejakan pegawai yang sebelumnya tidak memiliki peluang kerja.
Misalnya, orang lanjut usia, atau orang tua yang memiliki anak kecil untuk melakukan pekerjaan di rumah.
Baca juga: Interaksi yang Terjadi dalam Dunia Virtual
Kerugian kantor virtual
Selain menyebabkan keuntungan, kantor virtual juga menyebabkan kerugian yaitu:
- Pegawai kurang mempunyai rasa kepemilikan terhadap perusahaan
Dengan kantor virtual, karyawan dapat bekerja dari luar kantor sehingga akan berdampak pada kurangnya rasa kepemilikan terhadap perusahaan tempatnya bekerja.
- Meningkatnya risiko pengangguran atau kehilangan pekerjaan
Kantor virtual memungkinkan pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan oleh tenaga manusia digantikan dengan tenaga mesin. Hal ini meningkatkan risiko pengangguran.
- Memiliki semangat kerja yang rendah
Kantor virtual memungkinkan untuk melakukan pekerjaan hanya dengan “ one touch, you get everything”. Sehingga dapat berdampak pada rendahnya semangat dalam bekerja.
Referensi:
- Rosalin, Sovia, dkk. 2022. Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi. Malang: UB Press.
- Rusdiana, dkk. 2022. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan Komunika Jurusan Ilmu Komunikasi UIN.