KOMPAS.com – Banyak presenter atau pembicara yang enggan dalam memberikan kesempatan audiens untuk bertanya. Entah karena mereka takut tidak bisa menjawab, tidak memiliki waktu, atau tidak ingin direpotkan dengan pertanyaan yang remeh.
Sesi tanya jawab yang menyertai suatu presentasi dapat membuat presentasi semakin sukses atau justru menghancurkan performansi.
Jika kita belum siap untuk menghadapi pertanyaan dari audiens, maka dapat membuat diri kita terlihat bodoh, bahkan munafik.
Oleh karena itu, ketika mempersiapkan presentasi, kita perlu berlatih untuk sesi tanya jawab.
Kita dapat melakukan hal-hal sederhana seperti menulis daftar pertanyaan yang mungkin akan diajukan oleh audiens dan menyusun jawabannya. Kita juga dapat melatih sesi tanya jawab dengan keluarga atau rekan kerja.
Bagaimana cara menyikapi dan merespon pertanyaan dengan baik dan benar pada saat presentasi?
Ketika tiba waktunya untuk sesi tanya jawab pada presentasi, kita dapat menerapkan pendekatan lima langkah.
Berikut cara menangani sesi tanya jawab presentasi dengan pendekatan lima langkah, taitu:
Langkah pertama: pembukaan
Kita dapat memulai sesi tanya jawab dengan mengatakan pada audiens bahwa terdapat sejumlah waktu yang tersedia untuk menjawab pertanyaan, contohnya lima belas menit.
Kemudian, kita meminta audiens untuk mengangkat tangan apabila ingin mengajukan sebuah pertanyaan. Kita dapat mencontohkannya terlebih dahulu dengan membuat gerakan mengangkat tangan.
Hal ini menunjukkan pada audiens bahwa kita ingin mereka mengangkat tangan apabila mengajukan pertanyaan, bukan dengan berteriak. Teknik ini memberikan kendali kepada kita pada saat sesi tanya jawab tersebut.
Baca juga: Cara Menyampaikan Presentasi yang Baik
Langkah kedua: mendengarkan
Sesi tanya jawab adalah salah satu dari sedikit waktu dalam presentasi di mana kita sebagai pembicara lebih suka mendengarkan daripada berbicara. Kita harus mendengarkan dengan baik pada saat audiens mengajukan pertanyaan.
Kita mempunyai kecenderungan untuk mulai menyusun sebuah jawaban sebelum audiens menyelesaikan pertanyaannya. Padahal, seharusnya kita tidak memikirkan jawaban sampai audiens menyelesaikan pertanyaannya.
Karena mungkin saja pertanyaan tersebut berbeda dengan pertanyaan yang kita perkirakan atau kita tidak memahaminya, terutama jika audiens tersebut tidak fasih berbicara.
Kita perlu mengatakan jika kita tidak yakin dengan pertanyaan tersebut. Kemudian, kita dapat meminta audiens untuk mengulangi pertanyaannya.
Langkah ketiga: menyusun kembali pertanyaan
Sebelum menjawab pertanyaan, kita dapat menyusun kembali pertanyaan tersebut. Hal ini dapat memudahkan audiens lain untuk memahami pertanyaan yang tadinya mungkin kurang ia dengarkan.
Selain itu, menyusun kembali pertanyaan juga memberikan kita jeda tambahan untuk menyusun jawaban.
Menyusun kembali pertanyaan berbeda dengan pengulangan. Contohnya apabila ada orang yang bertanya kepada kita sebagai berikut:
“Anda belum menyusun perkiraan biaya yang Anda butuhkan. Apakah perkiraan tersebut tinggi atau rendah?”
Akan menghabiskan banyak waktu untuk mengulang seluruh pertanyaan, sehingga kita dapat mengulang pertanyaan dengan rangkuman kata kunci seperti yang ditunjukkan pada pilihan pernyataan berikut:
- “Anda menanyakan tentang biaya.”
- “Mengenai biaya program saya ...”
- “Biayanya ...”
Selain itu, apabila terdapat audiens yang mengajukan pertanyaan provokatif, kita perlu untuk menetralisasi pertanyaan tersebut.
Perlu diingat, menetralisasi bukan berarti mengubahnya. Mengubah pertanyaan dapat dengan mudah disadari oleh audiens dan membuat kita kehilangan kredibilitas.
Menetralisasi dilakukan dengan mengganti istilah yang keras atau negatif dan menjawab pertanyaan tersebut dengan cara yang sesuai dengan tujuan.
Contohnya, apabila kita mendapati pertanyaan, “Kapan Anda berhenti memukuli teman Anda?” Mencoba menjawab pertanyaan sejenis itu dapat terlihat seperti ada kebenaran di dalamnya.
Kita dapat menyusun kembali pertanyaan tersebut dan mentralisasi jawabannya dengan berkata, “Anda menanyakan tentang hubungan saya dengan teman saya.”
Baca juga: Mengenal Active Listening sebagai Salah Satu Keterampilan Komunikasi
Langkah keempat: menjawab pertanyaan
Mulailah jawaban dengan membuat kontak mata dengan penanya. Kemudian, kita dapat melibatkan audiens lain untuk melakukan kontak mata dengan mereka.
Sembari menyelesaikan jawaban, jangan melihat kembali kepada si penanya. Kita dapat menyelesaikan jawaban sambil melakukan kontak mata dengan audiens lain.
Teknik ini sangat berguna karena jika seorang penanya mengajukan pertanyaan provokatif dan kita memberikan jawaban sambil melakukan kontak mata dengannya, maka ia dapat menganggapnya sebagai undangan untuk membahasanya lebih jauh lagi.
Kemudian, keseluruhan sesi tanya jawab dapat menjadi sebuah acara tanya jawab antara kita dengan seorang penanya tersebut. Si penanya itu pada akhirnya dapat menjadi pengendali acara presentasi kita.
Kita mungkin tidak mempunyai pilihan kecuali terus menjawab pertanyaannya. Serta, seorang penanya tersebut harus sepenuhnya puas dengan presentasi kita. Jika tidak, maka berarti presentasi kita gagal.
Untuk menghindari hal tersebut, kita dapat melakukan taktik tidak mengindahkan si penanya dan memandang audiens lain ketika menyelesaikan jawaban kita.
Langkah kelima: menyelesaikan misi
Begitu sampai pada akhir sesi tanya jawab dan menjawab pertanyaan terakhir, kita perlu melakukan satu hal lagi yaitu mengulangi pesan utama dan permintaan untuk pelaksanaan, kalau kita mempunyainya.
Audiens hanya mengingat sebagian kecil dari presentasi kita, sehingga kita harus memastikan bahwa mereka tidak melupakan ide terpenting kita.
Kita dapat menutup sesi tanya jawab dengan pesan utama dan permintaan untuk bertindak daripada dengan jawaban terakhir untuk pertanyaan terakhir.
Baca juga: Poin-Poin Presentasi
Referensi:
- Kops, G. J. (2002). Penuntun 10 Menit Presentasi Bisnis (Hindreswari, N. Penerjemah). Penerbit Andi.
- Soeharso, S. Y. (2022). High Impact Teaching and Presentation Skills: Panduan Praktis Meningkatkan Keahlian Anda Menjadi Pembelajar di Era Virtual. Andi Offset.