Penulisan Nomor pada Surat Resmi atau Surat Dinas

KOMPAS.com - Surat merupakan media komunikasi tulis yang digunakan untuk memberi informasi dari suatu pihak ke pihak tertentu.

Secara umum, surat terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi dan surat resmi.

Baca juga: Bagaimana Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi?

Berdasarkan isi, bahasa, dan teknik penulisannya, surat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dagang, dan surat dinas (surat resmi).

Pengertian surat resmi dan surat dinas

Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga lainnya.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.

Bahasa yang digunakan dalam surat resmi adalah bahasa yang baku, mudah dipahami, jelas,dan sesuai dengan kaidah.

Baca juga: Jenis-jenis Surat Dinas berdasarkan Keamanan, Penyelesaian, Tujuan, dan Fungsinya

Salah satu contoh surat resmi adalah surat dinas. Kata dinas berarti bagian dari kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu, juga segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan atau pemerintahan.

Surat dinas menurut KBBI, berarti surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah.

Bagian-bagian surat resmi atau surat dinas

Dalam menulis resmi atau surat dinas, kita harus memperhatikan setiap penulisan bagian-bagian surat.

Ada pun bagian-bagian surat resmi atau surat dinas, sebagai berikut:

• Kepala atau kop surat, berisi identitas instansi pembuat surat, berisi lambang, nama, alamat, nomor telepon, nomor pos, dan alamat kawat.
• Nomor surat, berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat dan angka tahun.
• Tanggal surat, berisi nama kota dan tanggal ditulisnya surat.
• Lampiran, berisi berkas yang disertakan bersama surat yang dikirim.
• Hal atau perihal, berisi uraian isi pokok surat.
• Alamat surat, berisi alamat yang dituju.
• Salam pembuka, berisi kata yang digunakan untuk menyapa langsung kepada obyek sebelum menyampaikan isi.
• Isi surat, berisi gagasan yang ingin disampaikan.
• Salam penutup, berisi kata-kata untuk mengakhiri seluruh pembicaraan.
• Tanda tangan dan nama pengirim atau penanggung jawab, berisi identitas pengirim surat, berupa nama lengkap, tanda tangan, dan data diri kedinasan
• Tembusan surat, berisi informasi tentang instansi yang menerima surat, tembusan surat merupakan bagian yang tidak selalu ada dalam surat.

Baca juga: Surat Resmi: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

Penulisan nomor pada surat resmi atau surat dinas

Sebuah surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi, selalu disertai dengan penomoran surat. Nomor surat dibuat pertahun agar jumlah nomor urut lebih kecil.

Nomor surat berisi kode, nomor surat yang dikeluarkan, identitas instansi dan tahun pembuatan surat. Nomor surat ditulis di sebelah kiri, di bawah garis kop surat.

Penulisan nomor surat diatur dengan ketentuan:

• Kata nomor selalu diikuti oleh tanda titik dua (:)
• Garis miring yang digunakan pada penulisan nomor surat, tidak didahului dan diikuti spasi.
• Angka tahun harus ditulis lengkap, tidak hanya dua angka belakang.
• Setelah penulisan angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.

Baca juga: Bagian-Bagian Surat Undangan dan Contohnya

Nomor: 03/MGMP/B.IND/2008

03 merupakan kode nomor surat yang dikeluarkan.
MGMP merupakan kode Instansi.
B.IND merupakan kode perihal.
2008 merupakan kode tahun penulisan.

Nomor: 258/H.50/LL/2024

258 merupakan kode nomor surat yang dikeluarkan.
H.50 merupakan kode Instansi.
LL merupakan kode perihal.
2024 merupakan kode tahun penulisan.

Referensi:

• Maulana, U. 2022. TERAMPIL BERKOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN. (n.p.): TATA AKBAR.
• Ruslan. 2021. Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas. (n.p.): Penerbit YLGI.