KOMPAS.com - Mengirim email dalam lingkup pekerjaan harus ekstra hati-hati. Jangan sampai ada kesalahan penulisan atau kurangnya dokumen yang seharusnya wajib dilampirkan.
Lantas bagaimana jika ada kesalahan dalam pengiriman email?
Jika Anda mengakses email via Gmail, kesalahan seperti ini ada solusinya. Asal, Anda mengubah setelan email terlebih dahulu sehingga fitur undo email bisa digunakan.
Fitur ini berguna untuk menarik kembali email yang terkirim. Tapi tentu saja dengan syarat tertentu. Yaitu jeda antara pengiriman dan pembatalan tak melebihi waktu yang disediakan oleh Gmail.
Baca juga: Mahasiswa, Ini 6 Etika Kirim Tugas via Email ke Dosen
Lantas bagaimana cara membatalkan email yang sudah terkirim ini?
Ubah setting
Pertama, ubahlah setelan email via desktop.
1. Login email
Login atau masuklah pada alamat email melalui desktop, kemudian masuklah ke menu setting atau setelan yang berikon gear.
2. Pilih setelan
Masuklah ke setelan umum, kemudian telusuri ke bawah hingga Anda mendapatkan pilihan "urungkan pilihan" atau "enable undo send".
3. Pilih durasi
Kemudian pilih durasi yang Anda inginkan. Jika Anda sering salah dalam pengiriman email, maka pilih durasi yang agak panjang agar Anda bisa leluasa melakukan undo. Karena bisa saja, Anda tak langsung menyadari kesalahan dalam jeda waktu singkat.
Durasi di sini adalah penanda lamanya waktu email akan terkirim setelah Anda memencet tombol kirim atau send. Jadi selama email belum terkirim, Anda bisa menariknya kembali secara otomatis.
4. Simpan perubahan setelan
Pilihan waktu jeda undo adalah 5 detik, 10 detik, 20 detik dan 30 detik.
Jika Anda sudah memilih, maka lanjut ke klik tombol "simpan perubahan" atau "save changes" yang ada di bagian bawah menu.
Baca juga: Mahasiswa, Ini 5 Tips Jitu Kirim Email Saat Melamar Pekerjaan
Cara membatalkan email
Jika setelan sudah dipasang, maka Anda aman dalam mengakses email. Jika terjadi kesalahan pengiriman email, segera lihat di bagian kiri bawah badan email.
Begitu tombol kirim diklik, di situ akan otomatis muncul pilihan. Yaitu "urungkan" dan "lihat pesan."
Nah, klik pilihan "urungkan", maka otomatis email yang tadi sempat dalam proses terkirim akan tertarik dan masuk ke dalam draft.
Segera masuk ke dalam draft, buka email, dan benahi kesalahan yang ada. Semisal membenarkan kesalahan penulisan, atau menambahkan dokumen yang lupa tak terunggah.
Untuk membatalkan email yang terkirim melalui HP, Anda tidak perlu lagi mengakses menu setelan atau setting. Tinggal klik tombol "undo" atau "urungkan" di notifikasi yang muncul, segera setelah Anda mengirim email.
Baca juga: Instagram Luncurkan Fitur untuk Mencegah Pembajakan Akun lewat Email
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.