KOMPAS.com - Cara merawat dokumen penting, seperti kartu keluarga, akta kelahiran, dan ijazah, ternyata bukan dengan dilaminasi (laminating).
Namun, ternyata melaminasi dokumen penting tersebut sangat tidak disarankan karena justru bisa menyebabkan dokumen rusak.
Agar dokumen tidak rusak, akun Instagram resmi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta @arsip_jakarta menyarankan agar masyarakat mengamankan dokumen dengan cara enkapsulasi.
"Enkapsulasi arsip, yaitu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung seperti plastik mika film/polyester," tulis akun tersebut dalam unggahannya.
Lantas, bagaimana cara enkapsulasi dokumen?
Cara merawat dokumen dengan enkapsulasi
Bahan-bahan yang diperlukanUntuk melakukan enkapsulasi dokumen, bahan yang diperlukan sebagai berikut:
- Plastik mika astralon
- Kain lap
- Double tape
- Pisau cutter
- pemberat
- Penggaris besi
Berikut ini cara untuk melakukan enkapsulasi dokumen:
- Letakkan dokumen di atas plastik astralon
- Letakkan pemberat di atas dokumen agar tak bergeser
- Selanjutnya tempelkan double tape di sekeliling arsip
- Tempelkan plastik astralon yang lain untuk menutup, dan pindahkan pemberat ke atasnya
- Buka pelan-pelan perekat double tape, dan tekan pelan-pelan menggunakan kain untuk merekatkan
- Potong plastik astralon menggunkan cutter dan penggaris besi agar ukurannya sesuai.
Tips, saat pemasangan double tape sebaiknya dilakukan tidak terlalu rapat, berikan jarak sedikit antara dokumen dan double tape supaya masih terdapat sirkulasi udara.
Baca juga: Ramai soal Gedung Kemenkumham Kebakaran, Arsip Penting Aman?
Tentang enkapsulasi
Dikutip dari laman Perpusnas, enkapsulasi merupakan cara untuk melindungi kertas dari kerusakan fisik, misalnya rapuh karena umur.
Akan tetapi, yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan enkapsulasi yakni kertas harus bersih, kering, dan bebas asam.
Pada dokumen perpustakaan, sebgaimana dikutip dari Perka Anri, arsip yang biasanya dienkapsulasi umumnya adalah kertas lembaran, seperti naskah kuno, peta, bahan cetakan, atau poster.
Adapun dalam pelaksanaan enkapsulasi kertas dibersihkan dahulu dari debu dan kotoran terlebih menggunakan sikat halus atau kuas.
Kotoran yang melekat kuat di arsip bisa dihapus menggunakan karet penghapus.
Cara menyelamatkan dokumen dari bencana
Sebelum terjadi bencana, enkapsulasi bisa menjadi cara untuk mengamankan dokumen agar tidak rusak.
Akan tetapi, jika dokumen telanjur rusak akibat terjadinya suatu bencana misalnya banjir, terdapat beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyelamatkan dokumen.
Dikutip dari AntaraNews, untuk menyelamatkan arsip dari bencana, terdapat beberapa langkah yang bisa dilakukan.
Langkah pertama yakni dengan mengevakuasi arsip ke tempat yang lebih aman, kemudian membersihkannya dari lumpur dan kotoran menggunakan air bersih.
Langkah selanjutnya yang bisa dilakukan adalah membersihkan arsip dari lumpur dan kotoran menggunakan air bersih.
Berikutnya, warga yang terdampak bencana juga bisa menyemprotkan larutan alkohol atau etanol 70 persen ke seluruh permukaan arsip secara merata.
Kemudian, lembaran arsip diurai secara hati-hati dan dikeringkan memakai kipas angin dalam ruangan yang terkena sinar matahari secara langsung.
Baca juga: 3 Cara Mengatur Spasi yang Berantakan di Dokumen Microsoft Word
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.