Cara dan Pola Penulisan Surat yang Baik

Oleh: Yopi Nadia, Guru SDN 106/IX Muaro Sebapo, Provinsi Jambi

KOMPAS.com - Ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam menulis surat. Kita harus mengetahui jenis surat apa yang akan ditulis, cara menulis nama yang menerima surat, cara menulis alamat surat yang benar, serta pola surat yang akan kalian tulis.

Cara penulisan surat yang baik

Ada dua unsur atau cara penulisan surat yang baik, sebagai berikut:

Hal pertama yang harus dituliskan di dalam surat adalah nama dari yang menerima lalu dilanjutkan dengan alamat penerima.

Berikut pembahasan detail cara menulis nama penerima surat, yaitu:

• Dalam surat kalian awali dengan kata “Yth” yang diikuti dengan tanda titik. Selain itu, bisa dengan menuliskan “Yang terhormat” namun tidak perlu tanda titik setelahnya.
• Sebelum menuliskan nama orang yang menerima, hendaknya menuliskan sapaan terlebih dahulu seperti Bapak, Ibu, Saudara atau bisa disingkat menjadi Bpk, Ibu, Sdr.
• Apabila nama penerima memiliki gelar akademik di depan namanya, maka tidak perlu menambahkan kata sapaan seperti Bapak, Ibu atau Saudara. Karena gelar tersebut seperti Dr, Ir, dan sebagainya bisa dijadikan kata sapaan pengganti. Ini juga berlaku apabila penerima surat memiliki pangkat lain seperti Jendral, Kolonel, Letnan, Kapten, dan lain-lainnya.

Baca juga: Surat Dinas: Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Strukturnya

Hal berikutnya adalah menuliskan alamat tujuan surat itu dikirim. Berikut beberapa ketentuannya:

• Untuk menulis alamat yang akan dikirim berada pada sisi sebelah kiri surat yang memiliki jarak tengah antara halaman surat dan salam pembuka. Penulisan yang berada di sebelah kiri tentunya lebih baik daripada di sebelah kanan. Ini dikarenakan alamat yang panjang pun bisa dituliskan tanpa ada penggalan.
• Penulisan alamat surat yang baik dan benar adalah tidak diawali dengan kata kepada karena kata tersebut terdapat fungsi sebagai penghubung intra kalimat untuk menentukan arah. Ini berlaku juga pada penulisan alamat tujuan. Jadi, tidak perlu menambahkan kata dari karena kata tersebut terdapat fungsi sebagai penghubung intra kalimat untuk menyatakan asal.
• Harus perhatikan penulisan kata jalan yang tidak boleh disingkat. Tulislah alamat tujuan secara lengkap, termasuk juga dengan nomor serta kode pos dengan huruf kapital di setiap awal kata. Lalu tulis nama kota serta provinsi dengan huruf kapital di setiap awalnya.
• Apabila mengirimkan surat kepada suatu instansi dan nama penerima tidak diketahui, maka bisa menggunakan nama tujuan umum seperti kata Kepala, Pimpinan, dan lain-lainnya.
• Pada alamat surat tujuan adakalanya menggunakan singkatan “U.P.” yang memiliki arti untuk perhatian. Singkatan ini biasanya digunakan di bagian depan nama sebuah instansi dan surat dan masalah dari isi surat dipandang bisa diselesaikan oleh pejabat yang namanya tercantum. Dengan penambahan tanda ini biasanya menunjukkan tidak diperlukan keputusan dari pemimpin instansi tersebut.

Baca juga: Bagian-Bagian Surat Resmi

Pola penulisan isi surat

Jika sudah paham dengan tata cara penulisan nama dan alamat surat yang benar, selanjutnya adalah terkait dengan penulisan isi surat.

Dalam menulis surat, tentunya harus mengetahui terlebih dahulu pola suratnya. Fungsinya adalah untuk mengetahui letak dan susunan penulisan surat tersebut.

Berikut hal-hal yang harus diketahui dan dipahami mengenai penulisan isi surat, yakni:

• Penulisan surat lurus penuh (Full Block Style) yaitu penulisan surat yang memiliki bentuk penulisan yang dimulai dari sebelah kiri tanggal, kata penutup, hingga lampiran.
• Penulisan surat lurus (Block Style) yaitu penulisan surat yang hampir sama dengan lurus penuh. Yang membedakannya hanya pada penempatan nama lengkap, nama jabatan, nama instansi, tanggal, dan salam penutup.
• Penulisan surat setengah lurus (Semi Block Style) yaitu penulisan surat yang memiliki posisis agak menjorok ke dalam di setiap alinea. Bentuk ini biasanya digunakan pada surat resmi perusahaan.
• Penulisan surat lekuk (Indented Style) yaitu penulisan surat yang memiliki bentuk seperti tangga atau tidak rata, karena penulisannya agak menjorok ke dalam paragraf pada setiap alinea.
• Penulisan surat menggantung (Hanging Paragraph) yaitu penulisan alamat surat dengan paragraf yang berada di rata kiri dengan baris setelahnya yang menjorok ke dalam paragraf.
• Penulisan surat resmi Indonesia lama yaitu penulisan surat yang di mana format alamat surat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
• Penulisan surat resmi Indonesia baru yaitu penulisan  surat yang merupakan kombinasi dari bentuk resmi Indonesia lama dengan bentuk setengah lurus di mana salam penutup akan berada di sebelah kanan yang sejajar dengan penulisan tembusan.

Baca juga: Surat sebagai Dasar Korespondensi Bisnis

Suka baca tulisan-tulisan seperti ini? Bantu kami meningkatkan kualitas dengan mengisi survei Manfaat Kolom Skola